Avant
Des pièces à identifier et ranger manuellement
Les documents arrivent par email. Il faut reconnaître le client concerné, retrouver le bon dossier et classer la pièce sans perdre la trace des cas ambigus.
Projet client en construction
Smart
Classement
Classer les pièces reçues par email. Garder les exceptions visibles.
Un premier projet client pour une gestionnaire de paie indépendante. Cette fiche présente son besoin, son avancement réel et le fonctionnement prévu.
État actuel
Infrastructure
Préparée
Connexion Microsoft
Prête
Workflow
En cours de montage
OCR et résumé IA
Options distinctes
Mise en service visée entre fin août et septembre 2026.
Le point de départ
Un besoin simple à décrire,
long à traiter chaque jour
Objectif
Automatiser les cas prévus, signaler les autres
Le workflow applique les règles validées, range les documents correspondants et garde les exceptions visibles pour qu'elles puissent être traitées.
Comment le workflow fonctionne
Des règles validées, un classement automatique, des anomalies visibles
Les règles de correspondance sont définies avec la cliente. Le workflow classe ensuite les documents qui correspondent et signale les cas qui sortent du parcours prévu.
01
Réception
Les pièces jointes arrivent depuis la boîte configurée.
02
Correspondance
L'expéditeur est rapproché du référentiel client.
03
Rangement
Le document est copié dans le dossier prévu.
04
Traçabilité
Les exceptions et erreurs restent visibles pour traitement.
Les limites retenues
Automatiser sans masquer les écarts
Le projet privilégie un parcours compréhensible et testable. L'IA n'intervient que si une option distincte apporte une valeur réelle.
Règles avant IA
La correspondance et le rangement restent déterministes quand une règle suffit.
Exceptions visibles
Un document ambigu ne disparaît pas dans le workflow : il reste identifiable pour reprise.
Options séparées
L'OCR et le résumé par IA ne sont pas confondus avec le classement principal.
Accès documentés
Les comptes, connexions et données utilisées sont décrits selon la configuration retenue.
Votre processus
Des documents suivent encore un parcours manuel ?
Regardons quelles règles existent déjà, quels cas doivent rester visibles et si l'automatisation est réellement pertinente.